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バウンスメールとは?発生する原因と対策について

こんにちは!営業担当の藤川です!

お客様との商談の中で、バウンスメールのご相談を受けることがあります。バウンスメールをほったらかしにしておくと、メール配信に悪影響を及ぼすことがあるため、適切な対策が必要です!
今回は、バウンスメールの対策方法を説明いたします。

バウンスメールとは?

バウンスメールとは、送ろうとしたメールが、何らかの理由によりエラーとなって送信者に戻されてしまうメールのことをいいます。

バウンスメールという表現以外に、「エラーメール」「未達メール」「リターンメール」などともいわれます。

バウンスメールとしてメールが戻ってくると、送信者には配信が失敗したことを伝える通知が届きます。

皆さんも一度は見たことがあるとは思いますが、Fromヘッダ(送信元アドレス)が「MAILER-DAEMON」や、Subjectへッダ(件名)が「Delivery Status Notification(Failure / Delay)」などという形になったりして戻ってきます。

バウンスメールの種類

バウンスメールには「ソフトバウンス(一時的エラー)」と「ハードバウンス(恒久的エラー)」の2つの種類があります。
バウンスメールはエラー内容によってこの2つの種類に分類されます。

 

ソフトバウンス(一時的エラー)

ソフトバウンスは、名前の通り一時的に何か問題が発生し、送信ができなくなってしまった際に発生します。
主な原因としては、メールボックスに空き容量が無かったり、メールのサイズが大きすぎたりすることがあげられます。

一時的エラーの場合、時間をおいて再送すれば問題なく配信される可能性があるため、多くのメールシステムはある特定の間、再送を繰り返します。

しかし時間をおいて複数回再送してもバウンスメールとなる場合は、そのメールアドレスに届く確率が低くなるので、配信対象から除外する必要があります。

また、中にはメールサーバのダウンが原因で配信できない可能性もあります。この場合、時間が経つとサーバが復旧し、再度送信できるのでソフトバウンスとなります。

 

ハードバウンス(恒久的エラー)

一方、時間をおいても配信できない場合に発生するのが、恒久的エラーです。メールアドレスの誤りや、送信先メールサーバがメールを拒否した際などに発生します。

また、送信先のサーバが迷惑メールやスパムメールと疑い、セキュリティフィルターによって発生することもあります。

恒久的エラー場合、時間をおいても再送できる可能性はなく、恒久的にメールが届かないエラーとなるので、「メールアドレスの変更をおこなう」か「配信対象から除外する」必要があります。

 

各バウンスメールが発生する原因

先述したようにバウンスメールには2つの種類があり、発生するケースはさまざまです。
より詳細にバウンスメールが発生する原因を紐解きましょう。

相手のメールボックスに空きがなかった【ソフトバウンス】

送信先のメールボックスに空きがない場合はソフトバウンスとして処理されます。
空きさえ確保できれば、再度送信することが可能となります。

 

メールサイズが大きすぎる【ソフトバウンス】

送信するメールサイズが大きすぎると相手は受信することが出来ません。

このような場合は、ソフトバウンスとなります。

 

メールアドレスが存在していない【ハードバウンス】

よくあるバウンスメールの1つです。

メールアドレスが間違っている、存在しない場合は時間おいてもメールは届かないのでハードバウンスとなります。

 

DNSエラー【ハードバウンス】

送信側のサーバがDNSサーバから正しい受信側メールサーバーを見つけることができない場合に発生します。

登録したメールアドレスのドメインが誤っている場合や、DNSの設定自体が正しくない場合は、送信先が見つけられないためハードバウンスとなります。

 

他にも色々な原因が挙げられますが、バウンスメールの大半は上記のような原因が多いと言えます。
では、これらのバウンスメールはどのように対応すれば良いのでしょうか。

 

バウンスメール対策

先述したようなことが原因でバウンスメールとなった場合の対策を方法をご紹介します。

 

相手のメールボックスに空がなかった【ソフトバウンス】

この原因は受信側に原因があり、メールボックスの容量を増やすことによって解決出来ます。

不要メールを削除し空き容量を増やす、そもそものメール受信容量を増やす等の対応を実施してもらうようにしましょう。

また、日頃から受信できる状態になるよう呼びかけをおこなうことも大切です。

 

メールサイズが大きすぎる【ソフトバウンス】

メール容量は送信先サーバによっても異なるため、すべての送信先に合わせて配信することは困難です。

基本的にメールを作成する際は、メールの容量をできるだけ軽くするよう意識することが重要です。

また、メールに添付しているファイルサイズが大きすぎる場合も考えられます。
ファイルを添付する際には、主に以下3点の方法で対応するのがよいでしょう。

①zipファイルに圧縮する
②ファイルを分割する
③ストレージにアップしてダウンロード用のURLを記載する

上記以外にも方法は様々です。

配信にはメルマガであったり、業務連絡等いろいろあるので、配信にあった方法を使ってみてください!

 

メールアドレスが存在していない【ハードバウンス】

メールアドレスが存在していない場合は、そのアドレスに配信しないような設定が必要です。

届かないメールアドレス宛てに何度も配信することにより、エラー率が上がり、送信先のサーバから迷惑メール業者だと認定される恐れもあります。

また、オプトインの方法を使うことも重要です。メールアドレスの登録時に、メールを送信し、承認してもらうことによって、メールアドレスの誤入力や不正なメールアドレスの登録を避けることが出来ます。

このような方法を取り、メールアドレスの間違いが無いよう登録をおこなってください。

なお、弊社メール配信管理システム「repica editor」では配信したくないアドレスをあらかじめ登録しておいて、配信を抑止する「配信リスト除外機能」があります。
このようなシステムを使うのも、1つの手ですね!

お問い合わせはこちら

 

DNSエラー【ソフトバウンス】

メールを送信するメールサーバは、DNSの仕組みを用いて送信先のメールサーバを特定します。そのため、DNSサーバに送信元ドメインを設定しておく必要があります。

もしDNSエラーが発生した場合は、送信元ドメインが存在するかどうか(名前解決ができるかどうか)確認をおこなってください。

詳しくは【DNSとは?MX RECORDについても解説】をご覧ください。

このように、エラーの原因を突き止め、原因にあった対策をしていきましょう。

 

バウンスメールの放置が配信に及ぼす影響

さて、ここまでバウンスメールの発生原因や対策をお伝えしてきましたが、そもそもなぜバウンスメールに対策を取らなければいけないのでしょうか。
今このコラムをご覧いただいている方の中にも、エラーになって戻ってくるメールに対して、何度も何度もメールを送信している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

仮に配信を続けた場合、受信側のサーバが「このメールはスパムメールだ!」と誤認識をしてしまい、サーバへの接続を拒否されることがあります。

サーバへの接続を拒否されるとメール配信が大幅に遅延するだけでなく、必要な情報がきちんと届かなくてトラブルになるという事態にもなりかねません。

またメールの信頼性にも関わり、迷惑メールとしてブロックされてしまうことも考えられます。
1度ブロックされたIPアドレスを解除するのには大変時間がかかってしまいます。

そのためにも、バウンスメールに合った対策をしっかりおこない、正しいメールが迷惑メール扱いされないようにしましょう 。

バウンスメール対策はアララのメール配信システムで

バウンスメールの原因と対策について、いかがでしたでしょうか?

しかし、これらの対策を手作業でやる…というのはだいぶ気の遠くなる作業ですよね。

数件ならまだしも、何百件、何千件となると人力で対応するのは到底不可能です。
アララ メッセージングソリューション」は、これらのバウンスメール対策を自動でおこなっています!

バウンスメールとなってしまった回数を計測し、特定の回数を超えると自動で配信対象から除外されるように処理されます。
そうすることによって、エラー率の上昇を防ぎ、きれいな配信を保つことができるのです。

バウンスメールの処理で悩んでいる方、エラー率が高く到達率に悩んでいる方はぜひ一度お気軽にお問い合わせください。


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