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暑中見舞い・残暑見舞いをHTMLメールで送るメリットとは?テンプレートや作成方法も

公開日: 最終更新日:

こんにちは。営業担当の石田です。

もうすぐ暑い夏がやってきます。そろそろ暑中見舞いの検討をはじめる方もいらっしゃるのではないのでしょうか。
以前は「はがき」で送るのが当たり前でしたが、今ではデータ化が進み、コストダウンにも繋がることから、ビジネスの場ではメールでご挨拶をするという方も増えています。

今回は、そんな暑中見舞い・残暑見舞いメールの文例や作り方をご紹介します。

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 暑中見舞い・残暑見舞いメールはいつ送る?

暑中見舞いは、夏の暑さが厳しい時期に相手の健康を思いやる挨拶状です。暑中見舞いの時季は、7月7日頃から立秋となる8月7日頃までと言われます。

一方の残暑見舞いはなかなか終わらない暑さが続く時期に相手を思いやる挨拶状です。
立秋以降は暑中見舞いではなく、残暑見舞いをお送りする必要があります。

暑中見舞い・残暑見舞いメールを取引先に送るメリット

そんな暑中見舞い・残暑見舞いメールを取引先に送るメリットは以下の通りです。

メリット1 長らく連絡を取っていなかった相手との繋がりを作る

連絡を取らない期間が続くと「唐突な印象を与えてしまうのではないか」と気を使ってメールを送るのをためらってしまいます。

しかし、暑中見舞い・残暑見舞いのような季節の挨拶は、急に送っても違和感はありません。

相手との繋がりを再構築する良い手段の1つと言えます。

メリット2 取引先との関係を深める

普段はセールス情報やイベント案内のやり取りがメインで、日々の感謝を伝える機会は少ないのではないでしょうか。

そんな時、相手の体調を気遣う暑中見舞い・残暑見舞いは、大切な取引先に日頃の感謝を伝え、関係を深める良いキッカケとなります。

メリット3 取引先の印象に残りやすい

年始に送る年賀状や年賀メールに比べ、定着が薄いように思われる暑中見舞いや残暑見舞い。

周囲の人が送っていないからこそ、暑中見舞いメールを送ることで、相手の印象に残り、きっかけ作りの手助けとなるでしょう。

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暑中見舞いをメールで送る時のマナーは?

暑中見舞いメールを送る際は以下に気を付けて送るようにしましょう。

相手の会社を気遣う挨拶を添える

取引先企業に送る場合は、相手の会社を気遣う挨拶を添えるのがマナーです。

「炎暑いよいよしのぎ難くなりましたが貴社ご一同様のご清栄をお祈りいたします。」「暑い日が続いておりますが、貴社におかれましては益々のご健勝をお祈りいたします。」など、相手の健康や繁栄を願うような挨拶文を加えましょう。

文末に付き合いを継続させていく言葉を添える

暑中見舞いの主旨である「相手の健康を気遣う」一言とともに、今後も付き合いを継続させていく言葉を添えると相手にも好印象です。

「末永く御愛顧賜りますようお願い申し上げます。」「今後とも変わらぬ お引き立ての程、よろしくお願い申し上げます。」などで締めくくりましょう。

取引先の場合は連絡事項を入れる

一般的に送る場合は「自分の近況報告」を記入しますが、取引先に送る場合、前回のアポイントのお礼や、夏季休暇連絡、イベントセールなどの連絡事項を入れましょう。
「その後サービスの使い勝手はいかがでしょうか。」や「休暇後はご期待に添えるよう、より一層勤務に励む所存です」などを追加するとより丁寧です。

暑中見舞いをメールで返信する時のマナーは?

暑中見舞いをメールで返信する場合は以下の点に気を付けましょう。

暑中見舞いメールのお礼は即日

暑中見舞いを送って以内取引先から暑中見舞いメールが届いた場合は、その日中にお礼メールを送ることがマナーです。

なお、返信が万が一遅れた場合は、メールを送る時期にも注意が必要です。返信が立秋以降になってしまった場合は必ず「残暑見舞い」をお送りするようにしてください。

暑中見舞いメールのお礼は新規作成を

暑中見舞いメールに対して返信機能を利用するのではなく、新規作成でお送りするようにしてください。

相手が掛けてくれた手間を同じように対応することが思いやりの気持ちの表れとなります。

暑中見舞いのお礼の言葉を添える

返信をおこなう際には必ず暑中見舞いをいただいたことへのお礼を添えてください。

「暑中お見舞いをいただき、厚く御礼申し上げます。」や「ご丁寧なお見舞いをいただき、ありがとうございます。」などの感謝の気持ちを入れましょう。

いただいた暑中見舞いの内容を受けての一言があると、より丁寧です。

暑中見舞い・残暑見舞いメールで好まれるテンプレート

実際に暑中見舞い・残暑見舞いメールで使える文例をご紹介いたします。

①暑中見舞いメールを取引先に送る場合

暑中お見舞い申し上げます。

平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。
厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
酷暑が続きますが、ご自愛専一にてご活躍くださいますよう心からお祈り申し上げます。

さて、弊社ではこの度○○を実施いたします。・・・・

②残暑見舞いメールを取引先に送る場合

残暑お見舞い申し上げます。

平素は格別のご厚志を賜り誠にありがとうございます。
今後とも一層ご愛顧のほどひとえにお願い申し上げます。
厳しい残暑が続いておりますので、皆様ご健康にはくれぐれもお気をつけてくださいますようお祈り申し上げます。

その後、弊社の○○はいかがでしょうか。・・・・

③夏季休業連絡を兼ねて取引先に送る場合

暑中お見舞い申し上げます。

平素はひとかたならぬご厚情にあずかり、心から御礼申し上げます。
炎暑の折、皆様方のご自愛のほどお祈り申し上げます。

今後とも一層ご愛顧のほどひとえにお願い申し上げます。
厳しい残暑が続いておりますので、皆様ご健康にはくれぐれもお気をつけてくださいますようお祈り申し上げます。

弊社では 誠に勝手ながら、下記の期間を夏期休業日とさせていただきます。
休業期間中に頂いたお問い合わせにつきましては、8月〇日(〇)から順次対応をさせていただく予定でございます。
何卒ご了承の上、万障お繰り合わせ頂きますようよろしくお願い申し上げます。

[夏期休業日のお知らせ]
令和◯◯年8月〇日(〇)〜8月〇日(〇)

暑さ厳しき折柄、皆様のご健勝をお祈り申し上げますとともに、
今後とも変わらぬお引き立ての程、よろしくお願い申し上げます。

暑中見舞いメールを送ってみよう

以下の手順を参考に暑中見舞いメールを送ってみましょう。

【手順1】送信先リストの準備

宛先の情報がなければ暑中見舞いメールを送ることができません。メール配信に必要な「メールアドレス」「相手の会社名」「担当者名」の3つの情報を準備しましょう。

また、可能であれば、相手にあわせた一言メッセージなどを加えると良いでしょう。最近コンタクトを取った方や懇意にしていただいている方へ送る場合は特に喜ばれます。

【手順2】HTMLメールのデザイン構成を考える

HTMLメールで一番重要なのはデザインです。見た目を意識するのはもちろん、目的(役割)に応じたデザイン構成を考えることが大切です。

暑中見舞い・残暑見舞いメールは日頃お付き合いのある方への近況報告の役割を担っているため「誰からのメールなのか」はもちろん、イメージカラーやロゴを使い「ブランドの演出」を意識すると良いでしょう。

<暑中見舞いメールの構成例>

1)ヘッダー
2)暑中見舞い・残暑見舞いの素材
3)ご挨拶
 - 暑中、相手を思いやる言葉
4)近況の報告やトピックス
5)サイト誘導
6)フッター

<暑中見舞いメールの構成例>

【手順3】テスト配信

本配信をおこなう前に必ずテスト配信を実施してください。

受け取り手側の立場に立ってみることで、構成や内容などメール作成時に意識していなかった気づきがあるかもしれません。

誤字脱字、HTMLメールによるズレがないかも確認しましょう。

【手順4】配信

テスト配信を確認し、問題がなければ配信をしましょう。

なお、配信をおこなう際は、相手にメールを見てもらいやすい時間帯に実施するのがベストです。
実際に暑中見舞いメールを送っても開封されていなければ意味がありません。
最適な配信タイミングについてはこちら

暑中見舞い・残暑見舞いメールはアララのメール配信システムで送ろう

いかがでしたか?

HTMLメールの作成やデザイン構成が難しいと感じた方には、メール配信システム「repica editor」のご利用をおすすめします。


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